POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

OXALIDE

Introduction

Cette politique a pour but d’encadrer la conformité des traitements de données à caractère personnel ainsi que le respect des droits des personnes concernées pour la mise en place du Site « https://www.oxalide.com » par la société CLARANET OXALIDE. Les textes de référence de cette politique sont le règlement (UE) 2016/679 Général sur la Protection des Données à caractère personnel (ou « RGPD »), et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (« loi Informatique et Libertés »). Les notions utilisées dans cette politique sont définies dans les documents précités, et notamment les notions de traitementde données à caractère personnelpersonnes concernées ainsi que responsable de traitement.

CLARANET OXALIDE est attachée au respect et à la protection des données à caractère personnel. Nous nous engageons à définir et appliquer les mesures adéquates afin de garantir la sécurité du traitement de vos données à caractère personnel. Afin de veiller à la bonne application de ces règles, CLARANET OXALIDE a désigné un Délégué à la Protection des Données (ou encore « Data Protection Officer« ), relai privilégié.

Service compétent

Aux termes de la loi n° 78-17 relative à l’Informatique, aux fichiers et aux Libertés du 06 janvier 1978 modifiés, le service compétent est le responsable du traitement. Pour toute requête concernant la collecte, le traitement, l’utilisation ou la conservation de vos données personnelles, veuillez prendre contact avec le responsable du traitement, M. Olivier BEAUDET, représenté par le Délégué à la Protection des Données à caractère personnel à l’adresse suivante :

  • DPO CLARANET FRANCE 2 rue des Landelles 35510 Cesson- Sévigné FRANCE.

Principes fondamentaux

La finalité du traitement

 Les données à caractère personnel recueillies via le Site le sont dans le cadre de plusieurs traitements, ayant pour but de :

  • répondre à vos demandes exprimées via les formulaires ou en utilisant les moyens de contact disponibles sur le Site ;
  • vous contacter au sujet d’enquêtes de satisfaction ou d’études de marché ;
  • dans un objet de prospection commerciale, de communication d’informations ou d’invitation à des événements si vous nous l’avez autorisé ;
  • personnaliser votre interaction avec nos sites, faciliter votre navigation et élaborer des statistiques d’utilisation du Site ;
  • pour une candidature à un poste au sein de la société ;
  • pour développer un partenariat.

CLARANET OXALIDE met en place ces traitements suivant son intérêt légitime à répondre aux demandes que vous nous adressez, sauf les activités de prospection qui sont basées sur le consentement. La consultation du Site, le renseignement d’informations par le biais de formulaires et la réplétion des communications et actions de prospection sont bien sûr facultatives ; par contre, les données renseignées dans les formulaires sont obligatoires pour nous permettre de vous recontacter et d’adresser au mieux vos besoins et demandes.

La pertinence des données

CLARANET OXALIDE collecte et traite les données à caractère personnel de manière loyale et licite. Les données collectées incluent les catégories suivantes :

  • Identité (ex. : nom, prénom(s), coordonnées…) ;
  • Vie personnelle (ex. : vos coordonnées, hobbies fournis dans le cadre d’un CV…) ;
  • Données de connexion (ex. : cookies…) ;
  • Données de localisation (ex. : déduite de l’adresse IP à partir de laquelle vous consultez le site…).

CLARANET OXALIDE veille à mettre à jour les données tout au long des traitements afin que ces dernières ne soient pas obsolètes.

La conservation limitée des données

 CLARANET OXALIDE ne conserve pas les données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire pour atteindre la finalité du traitement, tout en respectant les limites légales et règlementaires applicables :

  • lorsque vous êtes Client ou Partenaire de CLARANET OXALIDE, vos données sont conservées durant la durée du contrat, et 3 ans à son issue, sauf contraintes légales particulières ;
  • lorsque vous êtes Prospect de CLARANET OXALIDE, vos données sont conservées durant 3 ans à partir du dernier contact que vous avez eu avec CLARANET OXALIDE, sauf contraintes légales particulières ;
  • lorsque vous êtes candidat à un poste chez CLARANET OXALIDE, vos données de candidature sont conservées durant 2 ans, sauf embauche au sein des effectifs de l’entreprise ; enfin, les cookies ont une durée de validité de treize mois.

L’accès restreint aux données

Seuls les destinataires dûment habilités peuvent accéder, dans le cadre d’une politique de gestion des accès, aux informations nécessaires à leur activité. En effet, CLARANET OXALIDE définit les règles d’accès et de confidentialité applicables aux données à caractère personnel traitées.

La sécurité

CLARANET OXALIDE détermine et met en oeuvre les moyens nécessaires à la protection des données à caractère personnel pour éviter tout accès par un tiers non autorisé, altération ou divulgation des données à caractère personnel.

L’information et les droits des personnes

Préalablement à la mise de ses traitements, CLARANET OXALIDE informe les personnes concernées : l’information est réalisée via la présente politique pour le Site de CLARANET OXALIDE. Conformément aux lois et réglements en vigueur, notamment le RGPD et la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

  • accès ;
  • rectification ;
  • effacement ;
  • limitation ;
  • opposition ;
  • introduction d’une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (« CNIL »).

Par ailleurs, lorsque cela est applicable, vous disposez :

  • d’un droit à la portabilité ;
  • droit au retrait de votre consentement ;
  • et l’organisation du sort de vos données auprès votre mort.

Pour exercer ces droits, vous pouvez utiliser le formulaire de contact ou écrire au service chargé de la protection des données à caractère personnel au sein du groupe CLARANET. Vous notez qu’afin de légitimer votre demande, celle-ci doit être signée et accompagnée de la photocopie de tout titre d’identité valide portant votre signature. Aussi, vous confiez à CLARANET OXALIDE vos coordonnées afin que nous puissions vous faire parvenir une réponse.

Vous disposez également de la possibilité de prévoir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des données vous concernant après votre mort, qui seront exécutées par une personne désignée par vous. Pour de plus amples informations sur ces directives anticipées, OXALIDE vous invite à suivre les indications de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés énoncées à l’adresse suivante http://www.cnil.fr/fr/ce-que-change-la-loi-pour-une-republique-numerique-pour-la-protection-des-donnees-personnelles.

Profilage et scoring : les cookies 

Afin d’optimiser et améliorer la qualité des services qui vous sont proposés et leur adéquation avec vos attentes, CLARANET OXALIDE est susceptible d’utiliser des cookies. En accédant au Site, et en y poursuivant votre navigation, vous fournissez votre accord à l’implémentation et l’utilisation de cookies sur votre terminal, et vous reconnaissez avoir pris connaissance de l’information qui vous est fournie concernant l’utilisation de ces cookies, et des moyens dont vous disposez notamment pour vous y opposer. 

Les cookies en eux-mêmes ne peuvent servir à découvrir l’identité de l’Utilisateur.  Néanmoins, si vous ne souhaitez pas que le Site utilise des cookies, votre navigateur vous permet d’en refuser l’utilisation (sous réserve d’un paramétrage adéquat). Veuillez-vous rapporter à la rubrique d’aide de votre navigateur internet pour tous les détails techniques sur les options disponibles concernant l’enregistrement de cookies sur votre terminal. Pour de plus amples informations sur la gestion des cookies, vous pouvez vous référer à cette page dédiée du site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser.

Il est important de noter que si vous refusez l’enregistrement de certains cookies, ceci pourra affecter le bon fonctionnement de certaines fonctionnalités du Site.

Les transferts de données

Des outils nous permettent de traiter vos données à caractère personnel et impliquent un transfert hors Union Européenne :

  • Société Salesforce, aux États Unis d’Amérique et qui adhère au Privacy Shield pour la gestion de nos Prospects, Partenaires et Clients

Les acteurs de la protection des données

Le Data Protection Officer

CLARANET OXALIDE a désigné un DPO CLARANET FRANCE. Le DPO veille à la conformité au RGPD au sein du groupe CLARANET FRANCE, accompagne les équipes lors de la mise en oeuvre de traitements, aide l’instruction des demandes liées à la protection des données à caractère personnel, informe et sensibilise les collaborateurs.

Le DPO bénéficie de mesures organisationnelles et de moyens lui permettant de piloter la mise en conformité de CLARANET OXALIDE.

Le Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI)

CLARANET OXALIDE a désigné un RSSI.

Le RSSI veille à la bonne gestion de la sécurité de l’information au sein de CLARANET OXALIDE via le SMSI (Système Managé de la Sécurité de l’Information) mis en oeuvre. Il accompagne les équipes sur les sujets de sécurité et sensibilise les collaborateurs.

Les autres acteurs

  • Responsable de traitement : il détermine les finalités et les moyens du traitement. Pour les traitements réalisés sur le Site, il s’agit de la société CLARANET, domiciliée au 18-20 rue du Faubourg du Temple 75011 PARIS, représentée par son Président ;
  • Service chargé de la mise en oeuvre du traitement : par délégation du responsable de traitement, le service Marketing de CLARANET OXALIDE met en oeuvre les traitements sur le Site ;
  • Service chargé du respect des droits des personnes : pour exercer vos droits, vous pouvez solliciter le DPO de CLARANET OXALIDE, en adressant votre requête à l’adresse suivante : DPO CLARANET FRANCE 2 rue des Landelles 35510 Cesson- Sévigné FRANCE ;
  • Sous-traitant : il traite les données pour le compte du responsable de traitement et agit sur instruction de CLARANET OXALIDE. Il est sous contrat avec CLARANET OXALIDE, contrat contenant impérativement les exigences de la société en matière de protection des données à caractère personnel. Dans le cadre du Site, les sous-traitants suivants sont impliqués : Salesforce, Microsoft, Pardot ainsi que l’entité CLARANET GROUP CTG (Claranet Technology Group), basée au Royaume-Uni ;
  • Destinataire : il est habilité à recevoir la communication des données sur la base d’en connaitre et du principe de moindre privilège. Ainsi les données à caractère personnel collectées sur le Site sont exclusivement réservées à l’usage de la société, et ne font l’objet d’aucune cession à des tiers. Afin de répondre au mieux à vos demandes et besoins (ex. : sélection de l’offre de service la plus adaptée), les données collectées peuvent être partagées au sein du groupe CLARANET France (CLARANET, CLARANET OXALIDE et CBA), voire aux entités de CLARANET GROUP ;
  • Personne concernée : personne à qui appartient les données à caractère personnel traitées. Il s’agit de vous, qui souhaitez nous fournir vos coordonnées : Client, Prospect, Partenaire, Fournisseur ou Candidat.

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